Guida alla Contabilità Generale in AXICURA - Integrazione con Software Mon Ami 3000

Il software gestionale AXICURA collega le operazioni contabili, come pagamenti e coperture delle polizze, con il programma di contabilità generale MONAMI 3000 mediante conti contabili.

Di seguito indichiamo alcuni esempi di conti per procedere con l’esportazione.

IMPORTANTE: In AXICURA inserire i conti senza punti.

(Es: Debiti v/Compagnie à 280101)

Nel seguente documento i conti sono riportati con punti per una migliore visualizzazione in MONAMI.

Conti legati al Mandato/Compagnia

Per inserire i conti nel software AXICURA procedere in: Anagrafica > Mandati > Visualizza mandati.

Aprire quindi l’anagrafica del mandato, cliccare su “Modifica” e selezionare la scheda “Contabilità”.

* Per avere una contabilità più dettagliata consigliamo di crearne uno per ogni compagnia.

(Es: “c/premi Allianz”)

Conti legati agli Operatori

Per inserire i conti nel software AXICURA andare in: Anagrafica > Operatori > Visualizza operatori.

Aprire l’anagrafica dell’operatore, cliccare su “Modifica” e selezionare la scheda “Contabilità”.

* Per avere una contabilità più precisa consigliamo di crearne uno per ogni operatore.

ECCEZIONI DI CONTABILIZZAZIONE:

È possibile non contabilizzare determinate righe (Es: Provvigioni, se fatturate a parte).

Si possono escludere tali voci dalla contabilizzazione utilizzando le seguenti funzioni:

·         “Non contabilizzare” presente all’interno della scheda “Contabilità” dell’anagrafica Operatore e Mandato per escludere sia la registrazione dei premi sia delle provvigioni

·         “Provv contabilizzate in fattura” in Mandati, esclude la riga delle provvigioni nella registrazione di prima nota in quando registrerà poi la fattura in “Registrazioni IVA”

·         “Premi contabilizzati in fattura” in Mandati quando si emette fattura al cliente comprensiva di premi assicurativi

·         “Escludi Ritenuta Su Pagamento” in Mandati, in fase di registrazione di pagamento estratto conto viene rilevata anche la Ritenuta d’acconto, se viene invece registrata nella fattura in “Registrazioni IVA” si può scegliere di escluderla dalla prima nota.

·         “Escludi Calcolo Ritenuta” in Operatori, per rimuovere la riga della ritenuta dalla prima nota.

Conti legati alla Modalità di pagamento

Per inserire i conti nel software AXICURA procedere in: Impostazioni > Gestione Tabelle > Tabella: Conti Deposito.

Successivamente è necessario collegare i conti deposito alla tipologia di pagamento che troviamo nella Tabella: Tipi pagamento.

Di seguito i conti riservati a sconti o abbuoni da inserire in: Impostazioni > Gestione Tabelle > Tabella: Conti predefiniti

Conti utilizzati per la Fatturazione

All’emissione della fattura, il Software AXICURA assegna a ogni riga di dettaglio un conto contabile predefinito a seconda che si tratti di addizionali oppure di premi.

I conti degli addizionali vanno indicati in: Impostazioni > Gestione Tabelle > Tabella: Garanzie e Addizionali.

Il conto per la fatturazione premi va indicato in: Impostazioni> Gestione Tabelle > Tabella: Conti predefiniti.

N.B.: Se all’interno di AXICURA è attivo anche il servizio di Fatturazione Elettronica è necessario indicare la contropartita acquisti e il conto relativo al prodotto/servizio acquistato in modo da visualizzarlo nella fattura ed inserire il conto nella riga di dettaglio.

Conti predefiniti

Per inserire i conti nel software AXICURA andare in: Impostazioni > Gestione Tabelle > Tabella: Conti predefiniti.

* Il conto può essere personalizzato per ogni cliente o fornitore procedendo dalla relativa anagrafica, scheda “Contabilità” > campo “Contropartita Acquisti”.

Codici necessari per registrazioni IVA acquisti e vendite

-          Codice Aliquota IVA:

Impostazioni > Gestione tabelle > Tabella: Aliquote Iva.

Inserire nel campo “Codice” il codice IVA presente in Mon Ami da TABELLE > GENERALI > ALIQUOTE IVA

-          Codice Tipi Pagamento:

Impostazioni > Gestione tabelle > Tabella: Tipi Pagamento.

Inserire nel campo “Codice” il codice Pagamento presente in Mon Ami da TABELLE > GENERALI > TIPI PAGAMENTO

COME EFFETTUARE LA CONTABILIZZAZIONE DA AXICURA:

1.       Dal Software AXICURA procedere in: IMPOSTAZIONI > CONTABILIZZA > CONTABILIZZA MONAMI.

2.       Indicare la data fino a quando si vuole contabilizzare.

La data di inizio sarà sempre il giorno 01/01 dell'anno selezionato. (Es: indicando 01/10/2022 la data iniziale che considera il software è 01/01/2022)

3.       Cliccando sul pulsante “Carica” il software procede analizzando tutti i titoli e pagamenti non contabilizzati del periodo, durante questo periodo mostra un messaggio di “Contabilizzazione in corso” e al termine aggiunge una riga di storico nella tabella sottostante, per ogni riga andata a buon fine il software crea 5 file:

o    Controparti.csv (Anagrafiche Contraenti e Fornitori),

o    Primanota.csv (Prima nota),

o    RegistrazioniIVA.csv (Registrazioni IVA),

o    RigheRegistrazioniIVA.csv (Righe di dettaglio delle registrazioni IVA),

o    Corrispettivi.csv (Corrispettivi).

4.       Cliccare su ogni singolo file per scaricarlo nella cartella del computer. In base alle impostazioni del vostro browser i file vengono salvati nella cartella download oppure in una cartella a scelta.

N.B.: I nomi dei file devono rimanere invariati.

5.       Eseguire la funzione di importazione dal software MONAMI da: AVANZATE > IMPORTA DATI AXICURA > scegliere la cartella nella quale sono presenti i file e procedere.

Al completamento i file presenti nella cartella del computer vengono automaticamente eliminati.

N.B.: Verificare che in MONAMI la data di lavoro sia nello stesso anno dell’importazione da eseguire.

6.       Nel caso di errori, ricontrollare la configurazione dei conti sulle anagrafiche associate al contratto indicato e rilanciare la contabilizzazione.

Le righe d’errore possono poi esser cancellate dallo storico.